Trasferte dei dipendenti pagabili con carta aziendale

Pagabili con carta aziendale i trasporti per le trasferte dei dipendenti

L’estratto conto con i dettagli delle operazioni, confermati dalla validazione della nota spese da parte del lavoratore, attesta l’effettivo spostamento di sede e l’utilizzo del servizio.

Per escludere dal reddito imponibile del lavoratore i rimborsi delle spese, non è necessario che la documentazione giustificativa sia intestata al soggetto che effettua la trasferta, dal momento che per dimostrare che uno specifico onere è stato sostenuto in occasione dello svolgimento della prestazione lavorativa al di fuori della normale sede di lavoro, basta che le spese risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte e che siano attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa.

Pertanto, l’estratto conto, rilasciato dall’emittente della carta di pagamento su supporto cartaceo, che individua dettagliatamente le informazioni su ogni transazione, successivamente confermate attraverso la validazione della nota spese cartacea da parte del dipendente, è sufficiente ad attestare l’effettivo spostamento della sede di lavoro e l’utilizzo del servizio di trasporto, nonostante i documenti elettronici di trasporto rilasciati dai vettori non siano stampati e allegati alla nota spese, a patto che i citati documenti di trasporto elettronici siano conservati in formato elettronico per eventuali riscontri in sede di controllo.

E’ questo il riscontro dell’Agenzia delle Entrate, in risposta ad Interpello n. 22/E del 4 ottobre 2018.

In particolare, l’Agenzia chiarisce che ai fini dell’applicazione, alle spese di viaggio, dell’esenzione fiscale di cui al comma 5, art. 51 del TUIR, anche in sede di controllo, non è necessario allegare alla nota spese della trasferta la copia cartacea dei biglietti di viaggio emessi in formato elettronico purché dalla documentazione disponibile risultino i dati identificativi del dipendente e della trasferta effettuata. Resta inteso che i biglietti di viaggio emessi in formato elettronico dovranno essere conservati nel medesimo formato al fine di un eventuale riscontro in sede di controllo.

DEFINIZIONE DI TRASFERTA

La trasferta si sostanzia in uno spostamento temporaneo e provvisorio della sede di lavoro. Di norma, i contratti collettivi disciplinano la trasferta del lavoratore con riferimento al trattamento economico da corrispondere. L’art. 51, comma 5 del TUIR disciplina, invece, il trattamento fiscale (e contributivo) delle indennità e degli eventuali rimborsi spese riconosciuti al dipendente in occasione della trasferta.

DISCIPLINA FISCALE DELLA TRASFERTA

L’art. 51, comma 5 del TUIR detta il regime fiscale delle indennità erogate e dei rimborsi spese concessi al dipendente che si reca in trasferta. Il regime fiscale cambia in funzione del fatto che la trasferta avvenga nell’ambito del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro ovvero al di fuori di tale ambito.

Trasferte nell’ambito del territorio comunale

Le indennità e i rimborsi spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro, fatta eccezione per i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono integralmente a formare il reddito imponibile. Ai fini dell’applicazione della norma in oggetto non assume alcuna rilevanza l’ampiezza del comune in cui il dipendente ha la sede di lavoro. Con riferimento alla documentazione rilasciata dal vettore (biglietti dell’autobus, ricevuta del taxi), ai fini dell’esclusione del relativo rimborso dal reddito imponibile, l’Amministrazione finanziaria richiede, oltre alla predetta documentazione, che dalla documentazione interna risulti in quale giorno l’attività del dipendente è stata svolta all’esterno della sede di lavoro.

Trasferte fuori dal territorio comunale

Per quanto concerne le trasferte fuori dal territorio comunale dove si trova la sede di lavoro, è possibile distinguere tre sistemi, l’uno alternativo all’altro, schematizzabili come riportato nella seguente tabella:

 

Sistema Assoggettamento
1. Indennità forfettaria – senza rimborso

delle spese di vitto e alloggio

 

• Indennità esente fino a € 46,48/giorno,

elevati a € 77,47 per l’estero

 

2. Indennità con rimborso a piè di lista (o

fornitura gratuita) del vitto o dell’alloggio

• Indennità esente fino a € 30,99/giorno,

elevati a € 51,65 per l’estero

• Rimborso vitto o alloggio esente

 

3. Indennità con rimborso a piè di lista (o

fornitura gratuita) del vitto e dell’alloggio

 

• Indennità esente fino a € 15,49/giorno,

elevati a € 25,82 per l’estero

• Rimborso vitto e alloggio esente

 

4. Rimborso a piè di lista (documentato) di

vitto, alloggio, viaggio, trasporto e spese

non documentabili

• Vitto, alloggio, viaggio e trasporto

esente;

• Altre spese anche non documentabili

esenti fino a € 15,49/giorno, elevati a €

25,82 per l’estero

 

Indipendentemente dal sistema adottato (1, 2, 3 o 4), i rimborsi analitici delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica, e di trasporto non concorrono, comunque, a formare il reddito quando le spese stesse siano rimborsate sulla base di idonea documentazione.

 

 

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